Perusahaan bukan hanya tempat untuk menghasilkan uang. Akan tetapi juga organisasi di mana di dalamnya terdapat komunitas yang menjalankan kehidupan sosial sehingga etika sangatlah diperlukan.
Namun kenyataannya tidak semua orang bisa jadi karyawan yang baik dan belum tentu memiliki sikap dan kinerja yang sesuai dengan harapan sehingga mau tidak mau Anda harus memecatnya.
terlepas dari bagaimana bahasa penyampaian yang diungkapkan, yang paling penting diperhatikan adalah kondisi karyawan itu sendiri. Pastikan ketika seorang karyawan di-PHK, tidak ada pihak ketiga yang mendengar pembicaraan dan mengetahui topiknya.
1. Menentukan Waktu dan Suasana yang Tepat
Bukan hanya bahasa yang baik dan cara penyampaian yang halus, pemilihan waktu juga perlu diperhatikan sebelum memecat karyawan. Jangan sampai memecat karyawan ketika masih berkabung atau baru saja kembali bekerja setelah sakit. Sebagai atasan, Anda harus tetap memberinya dukungan untuk pekerjaan yang lebih baik nantinya, dan yang paling ditunggu-tunggu, berikan pesangon yang jumlahnya manusiawi, setidaknya bisa dimanfaatkan sampai karyawan mendapatkan pekerjaan baru. Hal ini penting mengingat setelah dipecat, seorang karyawan baru saja kehilangan sumber pendapatan utamanya. Usahakan pemberitahuan pemecatan tidak dilakukan secara mendadak. Paling tidak, beri mereka waktu untuk berkemas atau biarkan mereka menyelesaikan sisa pekerjaan sebelum pergi.
2. Menggunakan Bahasa Langsung dan Alasan yang Jujur
Alih-alih menyampaikan secara tersirat karena takut membuat karyawan tersinggung, mengatakan alasan langsung dan jujur bisa jadi lebih baik. Sandra Sucher, seorang profesor manajemen di Harvard Business School yang sudah melakukan riset tentang PHK mengatakan, cara semacam itu bisa menangani proses PHK dengan tepat. Manajer atau pimpinan perusahaan bisa dengan jujur mengatakan, "Kamu akan terpengaruh oleh semua ini.†Lebih lanjut, Sandra menyarankan agar ungkapan semacam itu diikuti pula dengan usulan atau solusi bagaimana karyawan yang di-PHK akan mendapatkan pekerjaan baru. Salah satunya dengan membantu si karyawan pindah. "Ini yang akan kami lakukan. Kami akan melakukan sesuatu untuk membantumu pindah," kata Sandra memberi contoh.
3. Menghadirkan saksi
Salah satu hal yang perlu dilakukan adalah menghadirkan saksi atau perwakilan dari departemen SDM saat Anda memecat karyawan. Ini sebaiknya dilakukan agar Anda bisa membuktikan bahwa pemecatan yang Anda lakukan sudah sesuai dengan aturan dan tidak melanggar hukum. Selain itu, bila karyawan yang Anda pecat adalah tipe pribadi yang mudah emosi atau dikhawatirkan dapat melakukan tindakan kekerasan, maka dengan hadirnya pihak lain dalam ruangan, itu bisa mengantisipasi jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
4. Jangan mempermalukan karyawan
jika Anda harus memecat karyawan, lakukanlah dengan private dan jangan sampai mempermalukan mereka, apalagi di depan umum. Walaupun karyawan itu bermasalah atau melakukan kesalahan yang besar, sebagai atasan, Anda tetap wajib menjaga harga dirinya agar tidak jatuh di hadapan rekan kerjanya yang lain. Agar lebih aman dan nyaman, Anda bisa menyampaikan pemecatan tersebut di luar jam kantor setelah karyawan lainya meninggalkan kantor agar privacy lebih dapat terjaga dengan baik.
5. Beri peringatan dulu sebelumnya
Sebelum Anda memecat seorang karyawan, beri mereka peringatan bahwa mereka tidak berkinerja baik. Jika Anda memecat karyawan karena pelanggaran kebijakan yang serius, mungkin ceritanya akan sedikit berbeda. Namun jika kinerjanya buruk, sebaiknya lakukan tinjauan kinerja sebelum memecat mereka. Hal ini agar Anda dapat memberikan teguran bila kinerja mereka buruk, dan memberikan mereka kesempatan untuk memperbaiki diri. Beri setidaknya minimal 2 kali peringatan sebelum Anda melakukan pemecatan. Dengan begitu, karyawan tidak akan merasa tindakan pemecatan dilakukan secara tiba-tiba, melainkan setelah melalui proses yang panjang. Selalu berikan karyawan kesempatan untuk meningkatkan kinerja terlebih dahulu, dan ambil pemecatan sebagai pilihan terakhir. Sebelum memecat, pastikan Anda telah mendokumentasikan kinerja karyawan “secara tertulis†sebagai bagian dari proses peninjauan kinerja resmi Anda. Dokumentasi ini diperlukan untuk memastikan bahwa karyawan tersebut tidak lantas terkejut dengan tindakan Anda, dan juga dapat membantu mempertahankan tindakan Anda secara hukum jika diperlukan.