Dalam sebuah bisnis diperlukan suatu bentuk komunikasi yang baik antar divisi. Tujuan komunikasi bisnis pada umumnya adalah agar tidak terjadi kesalahpahaman antar individu maupun kelompok sehingga dapat memicu kesalahan dan menjadi masalah.
Komunikasi Bisnis ditunjukkan dengan adanya pertukaran ide, pesan, dan Konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersil. Komunikasi bisnis dapat diartikan sebagai komunikasi yang terjadi dalam dunia bisnis dalam rangka mencapai tujuan dari bisnis tersebut.
Dapat diambil kesimpulan jika komunikasi bisnis merupakan pertukaran ide, gagasan, informasi, instruksi, opini dan lain sebagainya, di mana penyampaiannya dapat secara personal maupun non personal melalui simbol, lambang ataupun sinyal agar target bisnis bisa tercapai.
Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi dengan pelanggan sehingga efektif terutama meningkatkan penjualan, di antaranya sebagai berikut :
1. Sabar
Kesabaran sudah menjadi sebuah keharusan tidak hanya dalam berbisnis namun juga dalam segala hal. Seorang pelanggan menghubungi Anda saat mereka tidak yakin, bingung atau memiliki keluhan, Bahkan terkadang sampai marah-marah karena miskomunikasi atau bisa juga karena merasa diperlakukan tidak adil. Banyak sekali kesabaran yang diperlukan hanya untuk memahami masalah pelanggan, apalagi menawarkan solusi. Perlu diingat bahwa pelayanan yang bagus lebih baik daripada pelayanan yang cepat.
2. Hindari mengganggu pembicaraannya
Saat pelanggan mengeluh atau menceritakan kejadian yang membuat mereka kecewa, jangan menyela. Anda mungkin pernah mendengar kalimat yang sama sebelumnya dan Anda mungkin berpikir bahwa menawarkan solusi cepat akan menghasilkan layanan pelanggan yang hebat. Namun, menginterupsi pelanggan justru mengganggu mereka dan membuat mereka merasa kurang dihargai.
3. Akurasi
Informasi adalah kunci. Informasi yang akurat adalah kunci kepercayaan pelanggan terhadap integritas perusahaan. Pastikan bahwa informasi yang keluar kepelanggan adalah sama untuk setiap orang atau bagian. Jangan sampai terjadi pelanggan merasa kebingungan akibat ketidakpastian informasi yang ada. Pendekatan Proaktif selalu memuaskan pelanggan Bila Pelanggan telah menghubungi Anda untuk menyelesaikan masalah, kemungkinan anda memerlukan waktu yang lama untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Dalam situasi seperti itu, bila Anda memiliki pelanggan yang menunggu tanggapan Anda, bersikaplah proaktif dan teruskan informasi kepada pelanggan tentang kemajuan yang terjadi. Jangan meminta pelanggan menghubungi Anda berkali-kali untuk mendapatkan kabar terbaru.
4. Kenali produk / layanan yang anda tawarkan
Pertanyaan pelanggan dapat berupa apa pun, namun sebagian besar berkaitan dengan produk / layanan yang ditawarkan. Manajemen harus memastikan bahwa semua karyawan dilatih secara efektif untuk hal yang sama.
5. Kejujuran adalah segalanya
Jika Anda tidak mengetahui atau memahami solusi dari masalah pelanggan, katakan pada pelanggan bahwa Anda akan mencari informasi yang tepat dan menginformasikannya kepada mereka. Jangan mengatakan ‘Saya pikir …’ atau ‘Itu bisa jadi …’. Komunikasi semacam ini akan menciptakan keraguan tentang perusahaan dan produk Anda. Juga, jika menyelesaikan masalah akan memakan waktu lebih lama dari biasanya, komunikasikan hal tersebut kepada pelanggan Anda secara transparan. Paling sering, pelanggan marah karena ekspektasi mereka tidak tepat.
6. Analogi Membantu menyampaikan pesan Anda
Jika pelanggan merasa sulit untuk memahami solusi Anda, maka sampaikan pesannya dengan sebuah analogi. Gunakan istilah non teknis dan masukkan ke dalam bahasa sederhana.